Die digitale Transformation ist mittlerweile seit Jahrzehnten unterwegs und eigentlich sollte man denken, dass in den meisten Firmen die Digitalisierung angekommen ist und ihren Platz gefunden hat. Aber das ist wie mit dem kleinen gallischen Dorf, nicht jeder empfindet die digitale Entwicklung als Segen und wehrt sich standhaft. "Das haben wir schon immer so gemacht." oder "Wenn wir alles ändern, findet sich doch keiner mehr zurecht.", so oder ähnlich hat es schon jeder Berater schon gehört. Aber was wollen die Mitarbeitenden damit eigentlich sagen? Sie formulieren ihre Bedenken oder Ängste in diese Aussagen und diese müssen wir als Berater ernst nehmen. Es gibt Gründe für die Befürchtungen, die häufig vorkommen. Nachstehend habe ich die aufgeführt, denen man als Berater am wahrscheinlichsten begegnet:
- Angst vor Veränderung: Die digitale Transformation bringt Veränderungen mit sich, und viele Mitarbeitende mögen keine Veränderungen. Sie befürchten, dass sich ihr Arbeitsumfeld und ihre Arbeitsaufgaben so stark verändern, dass sie sich nicht mehr wohl fühlen oder nicht mehr wissen, wie sie ihre Arbeit erledigen sollen.
- Unzureichende Schulung: Wenn Mitarbeitende nicht ausreichend geschult werden, um die neuen Technologien und Systeme zu verstehen und zu nutzen, kann dies dazu führen, dass sie sich überfordert oder unsicher fühlen und die digitale Transformation ablehnen.
- Mangelnde Kommunikation und Beteiligung: Wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, dass sie nicht ausreichend informiert oder in den Prozess der digitalen Transformation einbezogen werden, können sie das Gefühl haben, dass ihre Meinungen und Bedenken nicht berücksichtigt werden. Dies kann dazu führen, dass sie die digitale Transformation ablehnen.
- Bedenken hinsichtlich der Sicherheit und Datenschutz: Mitarbeitende können besorgt sein, dass die digitale Transformation ihre persönlichen Daten und Informationen gefährdet oder dass sie durch den Einsatz neuer Technologien anfälliger für Cyberangriffe werden.
- Fehlende Überzeugung von den Vorteilen: Wenn Mitarbeitende nicht verstehen, wie die digitale Transformation ihre Arbeit erleichtern oder verbessern kann, werden sie möglicherweise nicht von den Vorteilen überzeugt sein und die Veränderungen ablehnen.
Meistens sind es die Mitarbeitenden, die zwar die Prozesse am besten kennen, aber gleichzeitig einer Optimierung im Weg stehen.
Hier ist Fingerspitzengefühl des Beratenden gefragt. Die digitale Transformation ist unausweichlich und nicht aufzuhalten, aber wenn die Mitarbeitenden nicht mitgenommen werden, ist das Projekt schon fast zum Scheitern verurteilt. Die Rolle der Mitarbeitenden bei der digitalen Transformation kann nicht hoch genug eingeschätzt werden.
Die gute Kenntnis der Prozesse macht die Mitarbeit der Mitarbeitenden unverzichtbar. Die Meisten haben sich bereits Gedanken gemacht, wie sie Prozesse besser gestalten können. Der Berater ist gefordert, diese "Lösungen" zu erkennen und zu hinterfragen. Gibt es Gemeinsamkeiten oder wurde dieser "Work-Around" weiterentwickelt? Ist der Weg effektiver, effizienter, schlicht besser als der eigentlich geplante Prozess?
Auch wenn die Transformation durch das Management angestoßen wurde, so sind die Mitarbeitenden doch die treibende Kraft bei der Implementierung und Umsetzung digitaler Technologien. Die digitale Transformation fordert von den Mitarbeitenden die Bereitschaft, sich auf neue Arbeitsweisen einzulassen und sich an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen.
Die digitale Transformation erfordert eine Kultur der Zusammenarbeit und funktionsübergreifende Teams. Die Mitarbeitenden müssen zusammenarbeiten, um Bereiche des Unternehmens zu identifizieren, die durch die digitale Transformation verbessert werden können, und gemeinsam Lösungen entwickeln und umsetzen. Es ist die Aufgabe des Managements eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die die Bildung dieser Teams ermöglicht. Diese Zusammenarbeit setzt voraus, dass die Mitarbeitenden in der Lage sind, mit Menschen aus verschiedenen Abteilungen und mit unterschiedlichem Hintergrund zusammenzuarbeiten, effektiv zu kommunizieren und offen für Feedback und Kritik zu sein. Gleichzeitig muss das Management verstehen, dass die Mitarbeitenden, die viel intensiver mit den Prozessen betraut sind, dem Unternehmen gegenüber in der Regel positiv eingestellt sind. Die Lösungen, Umwege und "kurzen Dienstwege", die sich die Mitarbeitenden erarbeitet haben, dienen dem Unternehmen in seiner Effizienz.
Die Erarbeitung neuer Prozesse und die Veränderung bestehender Prozesse kann nicht durch das Management erfolgen, darf aber auch nicht ohne dessen Einbindung stattfinden. Der Nutzen für das Unternehmen entsteht nur durch die kombinierte Kompetenz von Mitarbeitenden und Management. Während die Implementierung neuer oder veränderter Prozesse nur funktioniert, wenn die betroffenen Mitarbeitenden verstehen, wo für sie der Nutzen steckt, so muss auch das Management verstehen, dass die neuen Prozesse nur dann dem Unternehmen Nutzen stiften, wenn sie auch den Mitarbeitenden nutzen. Die Mitarbeitenden müssen bereit sein, Veränderungen zu akzeptieren und sich von alten Prozessen zu trennen, die dem Unternehmen nicht mehr dienen.
Letztendlich müssen die Schritte der digitalen Transformation mit Schulungen und Feedbackrunden begleitet werden. Hier tendieren viele Unternehmen zu einer "Unterversorgung" der Mitarbeitenden. Der eine oder andere Key User soll es dann richten. Dies führt häufig zu Schulungsinhalten, die nicht das volle Potential der Veränderungen aufzeigen. Es bietet sich an, dass der Berater für die ersten Schulungen und Feedbackrunden zur Verfügung steht. Es wäre nicht das erste Mal, dass der Kontakt mit der "geballten Realität" dazu führt, dass Themen angesprochen werden müssen, die besser und einfacher für externe Dienstleister zu regeln sind.
Die Fragen nach den Aufgaben des Beraters auf dem Weg in der digitalen Transformation werde ich in einem meiner nächsten Beiträge stellen und versuchen diese zu beantworten. In einem weiteren Beitrag möchte ich noch meine Gedanken zu dem Interessenskonflikt zwischen Berater, Management und Mitarbeitenden vertiefen. Auch die Kombination innerhalb der digitalen Transformation von CRM-Systemen und Marketing Automation beschäftigt mich. Außerdem wäre ich gespannt, ob andere Berater die gleichen Erfahrungen gemacht haben oder ob sich deren Tagesgeschäft deutlich unterscheidet. Kommentare und Fragen sind jederzeit willkommen.